„Nachtelefonieren“ gehört zu den ungeliebten Pflichten in der Pressearbeit. Doch angesichts der Flut von E-Mails und Faxen, die täglich in den Redaktionen eingehen, kann Ihre Presseinformation allzu leicht übersehen werden. Durch ein professionell geführtes Telefongespräch können Sie Ihr Thema besser anbieten und zugleich persönliche Kontakte knüpfen. Aber Vorsicht, ein Anruf kann leicht als störend empfunden werden und genau den gegenteiligen Effekt haben. Beachten Sie deshalb die folgenden 5 Regeln:
Regel 1: Rufen Sie nur an, wenn Sie bereits den richtigen Ansprechpartner für Ihr Anliegen recherchiert haben. Datenbanken wie Stamm, Öckel oder Zimpel helfen Ihnen bei der Suche. Über die Impressen der großen Zeitungen können Sie herausfinden, welche Autoren schon einmal über verwandte Themen berichtet haben. Im Zweifelsfall können Sie in der Redeaktionszentrale nach einem Ansprechpartner fragen.
Regel 2: Bevor Sie einen Redakteur anrufen, sollten Sie das Gesprächsziel für sich definiert haben. Einleitungsfloskeln wie: „Haben Sie unsere Presseinformation bekommen?“ sind ärgerlich und helfen weder Ihnen noch dem Journalisten weiter. Überlegen Sie sich einen interessanten „Aufmacher“ für Ihren Anruf, ein Angebot wie tolles Fotomaterial, Schaubilder, ein Expertengespräch oder ein exklusives Interview. Das gibt Ihrem Anruf einen aktuellen Anlass und erhöht die Wahrscheinlichkeit eines Gesprächs und einer Berichterstattung.
Regel 3: Pluspunkte können Sie mit Anekdoten sammeln, die Ihr Thema veranschaulichen und den Informationswert unterstreichen. Mit Geschichten von kuriosen Zufällen, spannenden Hintergründen oder Bezügen zu Prominenten können Sie Journalisten für Ihr Thma begeistern.
Regel 4: Die richtige Zeit für einen Anruf liegt bei Tageszeitungen in der Regel morgens nach der Redaktionskonferenz zwischen 11 und 13 Uhr und abends nach Redaktionsschluss. Auf keinen Fall sollten Sie nachmittags anrufen, denn dann werden die Artikel geschrieben, für die am Vormittag recherchiert wurde. Beachten Sie, dass der Redaktionsschluss bei Zeitschriften bis zu drei Monate vor dem Erscheinen des Magazins liegt. Themenvorschläge haben am Anfang des Monats, nach dem erscheinen der aktuellen Ausgabe, die besten Chancen. Schwieriger ist es, die richtige Zeit für einen Anruf bei einer Radio- oder Fernsehredaktionen abzuschätzen. Die Hauptbeschäftigungszeiten hängen davon ab, wann die Sendung ausgestrahlt wird. Am besten, Sie erkundigen sich im Redaktionssekretariat, wann Sie Ihren Ansprechpartner erreichen können.
Regel 5: Telefonieren Sie einem Redakteur nicht hinterher um zu erfahren, ob er etwas zu Ihrem Thema veröffentlicht hat. Für die Medienbeobachtung gibt es spezialisierte Dienstleister wie pressrelations.
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