Öffentliche Auftraggeber müssen die Vergabe von Aufträgen ab einer bestimmten Größe ausschreiben. Das ist ja an sich eine gute Sache, um zu verhindern, dass Mauscheleien irgendwelcher Art geschehen. Sie geschehen natürlich trotzdem, aber vielleicht seltener oder raffinierter. Doch je vielschichtiger die Materie ist, die da ausgeschrieben wird, umso wichtiger ist der Sachverstand aller Beteiligten. So quälte mich bis gestern die Arbeit an einem Angebot für eine Ausschreibung, die sogar von einem Dienstleister für Ausschreibungen durchgeführt wurde. Da drängt sich die Frage auf, ob die Vergabe eines Auftrags zur Ausschreibung eines Auftrags auch ausgeschrieben werden muss? Jedenfalls waren die tabellarischen Vorgaben, in die ich mein Angebot hinein basteln sollte, ungenau und führten den eigentlichen Kern meiner Aufgabe ad absurdum: die Beratung. Welche Medien beobachtet werden und in welcher Form die Clippings kommen sollen, in welchen Abständen die Analysen durchzuführen, was die Vorteile einer Onlinebeobachtungsflatrate gegenüber der Einzelabrechnung und was überhaupt die Informationsbedürfnisse und Kommunikationsziele der Organisation sind, von denen her normalerweise alles abgeleitet wird – all das konnte ich nicht im Gespräch mit dem Kunden klären oder dem Kunden erläutern, sondern musste ich irgendwie in diese Tabellenvorlagen zwingen! Wenn ich Pech habe, bekommen wir den Job nicht, weil mein Angebot nicht verstanden wurde. Wenn ich noch größeres Pech habe, bekommen wir den Job – aber unter falschen Annahmen des Auftraggebers. So oder so besteht die Gefahr, dass er unzufrieden ist und die ganze Ausschreibung wiederholt werden muss.
„Hilfe, ich dürfte gar nicht mit Ihnen reden“
Im Zusammenhang mit einer anderen Ausschreibung einer untergeordneten Einrichtung einer Bundesbehörde, an der wir ebenfalls teilgenommen hatten, beklagte sich der fachlich zuständige Mitarbeiter bei mir über die Einfältigkeit seiner Beschaffungsstelle, die diese Ausschreibung versaubeutelt hätte. Das Ganze ging so in die Hose, dass sich am Ende nur zwei Unternehmen um den Job beworben hatten. Was den Pressereferenten, den ich am Rande einer Tagung zufällig getroffen hatte und nur anhand seines Namensschildes zuordnen konnte, am meisten aufregte, war, dass sich ein Dienstleister auf Nachfrage damit entschuldigte, es zeitlich nicht geschafft zu haben, sich an der Ausschreibung zu beteiligen. „Das muss man sich mal vorstellen!“, erboste sich der Herr Beamte. Doch wie viel Arbeit es macht, den zum Teil höchst kuriosen Anforderungen der fachlich gar unbeleckten Ausschreiber zu genügen und wie unsagbar gering die Verdienste in der Medienbeobachtung sein können – gerade wenn man ein schlecht laufendes Nischenthema als Suchbegriff hat, zu dem nur zweimal im Monat ein Treffer in einer Fachzeitschrift auftaucht – das hat er dabei nicht bedacht. Besonders kurios war die Verabschiedung: „Man darf uns hier gar nicht zusammen sehen, sonst wirft man mir Bestechlichkeit vor“, sprach’s und floh zurück in den Konferenzsaal. Ja klar, Transparency hat eben überall seine Späher…
„Billig? Da stehst Du doch drauf!„
Und noch ein typisches Problem für Ausschreibungen: Wie kann man verhindern, dass nicht nur der billigste, sondern der beste Anbieter den Job bekommt? Eine andere große öffentliche Institution, die vor kurzem Medienbeobachtung und Medienresonanzanalyse ausgeschrieben hatte, hat dazu den fiskalischen vom fachlichen Teil getrennt. Das Analysemuster sollte zusammen mit Referenzen und einigen Leistungsbeschreibungen in einem Umschlag, die Kalkulation in einem anderen eingeschickt werden. Alles natürlich in dreifacher Ausfertigung und zusätzlich auch auf CD Rom. Beim Ausschreibenden wurden dann die inhaltlichen Konzepte von der Fachabteilung gesichtet und nur auf dieser Basis eine Rangliste erstellt. Nur bei denen, die fachlich überzeugen konnten, wurden auch die Umschläge mit den Kalkulationen geöffnet und hier dann der preiswerteste Anbieter ausgewählt. Diese Trennung ist eigentlich eine gute Idee, ein Problem waren aber die unvorstellbar exakten Anforderungen an die Gestaltung der Analyse. Seitenweise war genau vorgegeben, wie jede Folie der Präsentation auszusehen hatte. Die Masse der Kennzahlen, die darauf untergebracht werden sollten, trieben mich (ich war eigentlich gerade im Urlaub in Fort Lauderale) schier zur Verzweiflung. Ein Muster dafür, wie es denn aussehen sollte, gab es natürlich nicht. Nur diese exakte und zugleich fachlich fragwürdige Beschreibung. Für mich war es vollkommen offensichtlich, dass hier ein ganz bestimmter Anbieter, der offenbar schon in der Vergangenheit die Analysen geliefert hatte, erneut zum Zuge kommen sollte. All die Arbeit, die vielen Stunden fern vom Strand – umsonst.
Der einzige Ausweg aus dem Schlamassel ist: Dem Kunden (oder auch dem Ausschreibungsdienstleister) frühzeitig Beratung bei der Formulierung der Ausschreibung anzubieten. Selbst auf die Gefahr hin, dass der Berater sich dadurch nicht mehr an der Auschreibung beteiligen darf. Aber eine Kollegin oder ein Kollege aus der Zunft der Kommunikationswissenschaftler sollte sich jeweils opfern (gegen Honorar versteht sich), um den anderen und nicht zuletzt dem Auftraggeber den ganzen Prozess zu erleichtern. Was meinen Sie?
PR kostet Zeit und Geld. Deshalb sollte jeder Schritt in die Öffentlichkeit wohl überlegt sein – es bringt nichts, aufs Geratewohl zu kommunizieren. Gleiches gilt für die PR-Evaluation, also die Messung der Arbeitsergebnisse: nur klare Ziele und exakte Fragestellungen führen zu Erkenntnissen, die Sie wirklich weiterbringen. Alle aufgeführten Hinweise wird Ihnen ein guter Analyst mit Sicherheit im Laufe des Beratungsprozesses geben. Mithilfe dieser Liste können Sie sich entsprechend vorbereiten. Weiterlesen 
