Kein Bock auf Präsentation? 25 Kniffe für besseres PowerPoint

Business ManOb beim Vortrag im Proseminar, der Abteilungssitzung oder der Präsentation beim Kunden: PowerPoint ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Um dem „Death by PowerPoint“ vorzubeugen, der unweigerlich bei zähen, uninspirierten Darbietungen eintritt, haben wir 25 Kniffe zusammengestellt, mit denen Ihre nächste Präsentation Begeisterungsstürme entfacht (oder zumindest einige Teilnehmer nicht in den Tiefschlaf versetzt).

1. Am Anfang steht das Konzept
Ihre Präsentation sollte wie ein guter Kinofilm, eine klassische Sonate oder ein vornehmes Abendessen aus drei aufeinander aufbauenden Teilen bestehen: Der Exposition (Motiv, Hauptdarsteller oder Problem werden vorgestellt), der Durchführung (das Thema wird von verschiedenen Seiten beleuchtet und durchexerziert) und der Reprise (Ausgangslage wird auf neuer Ebene reflektiert, findet aber Lösung bzw. gutes Ende). Beginnen Sie am besten mit einem originellen, großformatigen Bild und erzählen dazu eine Anekdote, zitieren Sie einen ungewöhnlichen Ausspruch oder vollziehen Sie eine bizarre Handlung, die die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer fordert (z. B. auf einen Stuhl steigen, ein Requisit hervorzaubern, ein Tischfeuerwerk zünden – irgendetwas, was keiner erwartet!). Die Redensart „Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance“ gilt unbedingt auch für Präsentationen. Setzen Sie ein Zeichen mit einem geschliffenen ersten Satz, den Sie NICHT von der Folie ablesen.

2. Der Ton macht die Musik
Selbstverständlich sollte jeder Vortrag ein professionelles Niveau haben, trotzdem sollte die Sprache der Zuhörerschaft angepasst sein. So wird eine Präsentation etwa in einer PR- oder Werbeagentur enthusiastischer ausfallen, die Arbeitsfolien einer internen Fortbildung oder die Darlegung eines Steuerberaters dagegen gesetzter und faktenbasiert. Deswegen bitte immer Situation und Publikum vergegenwärtigen, für das die Präsi bestimmt ist.

3. „One slide to rule them all“
Um das Hin- und Herspringen von Textfeldern auf den Folien oder das Auftauchen von Überschriften an unterschiedlichen Stellen zu vermeiden, ist das Anfertigen einer Masterfolie empfehlenswert, denn mit ihr ist das Layout der einzelnen Folien einheitlich. Unter dem Register Ansicht: Folienmaster sollte gleich am Anfang bestimmt werden, wie die verschiedenen Folienarten aussehen sollen. Hier können Textfelder angepasst, Platzhalter entfernt oder Hintergrundmotive ausgewählt werden. Desweiteren lässt sich auch eine individuelle Schriftart, abseits vom allzu oft gesehenen Standard, festlegen.* Ist ein entsprechende Formatierung gefunden, verlässt man die Auswahl unter dem Menüpunkt Masteransicht schließen. Das einheitliche Ergebnis sieht insgesamt nicht nur hochwertiger aus, sondern hat auch den Vorteil, dass man diese Vorlage für andere Anlässe später wiederverwenden kann. *(Damit die Texte bei einer späteren Präsentation auf einem fremden Computer richtig angezeigt werden können, muss beim Speichern unbedingt die Schriftart eingebettet werden – das kann man einstellen unter Powerpoint-Optionen/Speichern/)

4. Bitte keine Comic Sans-Schrift
Wenn Ihre Präsentation nicht ernst genommen werden soll, verwenden Sie die Schriftart „Comic Sans MS“. Gut geeignet sind z. B. die Grotesk und andere Sans Serif-Schrifttypen, die ohne Serifen (Schnörkel) auskommen und eine gleichmäßige Strichstärke im Buchstabenaufbau besitzen. Zu den bekanntesten Schriftarten ohne Serifen gehören die klassische Helvetica, die für den Computer entworfene Arial oder die durch Apples Betriebssystem Mac OS X bekannt gewordene Gill Sans. Für ein in sich stimmiges Layout sollte es vermieden werden mehr als zwei verschiedene Schrifttypen zu verwenden.

5. Wo ist eigentlich meine Brille?
Neben der richtigen Schriftart ist auch die Wahl der passenden Schriftgröße von Bedeutung. Überschriften sollten ausreichend groß gestaltet und als solche auch erkennbar sein, d.h. je nach Schriftart nicht viel kleiner als 30 bzw. 40pt. Dassselbe gilt für die untergeordneten Textebenen, auch diese sollten in einer ausreichenden Schriftgröße vorhanden sein, damit selbst die zu spät zur Redaktionssitzung gekommene Schlafmütze in der hintersten Reihe alles ohne Anstrengung lesen kann. Wenn der Ort der Präsentation bzw. die Verwendung schon im Voraus bekannt ist, kann man sich auf die entsprechenden Verhältnisse vorbereiten, um optimal für den lauschigen Konferenzraum oder das Mahagonitisch-bestückte Panoramabüro gewappnet zu sein. Auch hier gilt: Variieren Sie nicht zu viel: Drei bis maximal vier verschiedenen Schriftgrößen verwenden, sonst wirken die Folien unruhig und unharmonisch.
Tipp: Falls die Präsentation gar nicht projiziert werden soll, sondern nur am Bildschirm oder gedruckter Form gelesen wird, sollte ein zu große Spannbreite der Schriftgrößen vermieden werden: Werden Sie nicht zu groß und nicht zu klein, sondern beschränken Sie sich auf wenige mittlere Schriftgrößen (z. B. 20 Pt. und 14 Pt. für Überschriften und Unterzeilen und 11 Pt. für die Fließtexte).

6. Einen Stempel aufdrücken
Um den Unternehmergeist der eigenen Presseagentur zu predigen, sich der Chefin des Auftragsgebers zu empfehlen oder das innovative, erst einmal gepitchte PR-Projekt vor Copycats zu schützen, kann die Verwendung eines Wasserzeichens hilfreich sein. Dies lässt sich zum Beispiel in Form des eigenen Firmenlogos oder das der jeweiligen Institution bewerkstelligen. Dezent in einer der beiden unteren oder oberen Ecken, macht die Kennzeichnung nicht nur einen äußerst professionellen Eindruck, sondern ist meistens sogar als kleines dekoratives Stilelement der Gesamtästhetik nicht abträglich. Auch diese Maßnahme kann unter dem Menüpunkt Folienmaster eingestellt werden, sodass alle Folien das Wasserzeichen auf sich tragen.

7. Grenzen setzen
Für die Präsentation bietet sich zu Beginn eine Folie mit dem Inhaltsverzeichnis an. Dieses gibt dem Zuhörer nicht nur die Möglichkeit sich zu Anfang einen kurzen Überblick über die Gliederung zu verschaffen, sondern hilft auch dem Vortragenden sich zu orientieren und strukturierter vorzugehen. Somit kann man präventiv endlos erscheinende Konferenzen im Keim ersticken, indem man das Projekt mit einem inhaltlichen Rahmen abgrenzt und den Kollegen einen roten Faden in die Hand gibt, der Hoffnung auf die Mittagspause nach der Pressesitzung macht.

8. Erstens, zweitens, drittens
Wie auch das Inhaltsverzeichnis bietet eine fortlaufende Nummerierung der Folien Orientierung im Vortrag. Der Vortragende kann anhand der Foliennummerierung nicht nur während der Darstellung den Überblick behalten, um im Zeitrahmen zu bleiben, sondern es besteht mit den Seitenzahlen die Möglichkeit am Ende auf etwaige Fragen einzugehen und die Interessierten einfach auf bestimmte Folien zu verweisen, beispielsweise mit den korrekten Auflagenzahlen der Leitmedien für das Jahr 2014 bei einer Medienresonanzanalyse.

9. Ist weniger doch nicht mehr?
Steve Jobs hat es mit seinen Apple-Keynotes vorgemacht: Generell gilt bei PowerPoint-Präsis der Leitsatz: „Weniger ist mehr.“ Vollkommen überladene Folien, unübersichtliche Diagramme oder klischeehafte Grafiken laden nicht unbedingt zum näheren Hinsehen ein, sondern schrecken den Betrachter vielmehr ab. Deswegen sollte es tunlichst vermieden werden, mehr Texte oder Grafiken als nötig zu verwenden. Es kommt auf die essentiellen Aspekte an, alles andere ist in den meisten Fälle unnötiger Ballast, verpasst der Aufmerksamkeit der Betrachter einen Tritt in den Hintern und befördert ihn gedanklich in den Feierabend, fernab von sich fusselig-redenden Social-Media-Experten. Unverzichtbare Daten sollten kurz und prägnant dargestellt, sowie erläuternde Texte zu wesentlichen Informationen sehr sparsam eingesetzt werden.

10. Aus eins mach zwei
Ein weiterer Kniff, damit die Geschäftsführung am Ende des Vortrags nicht aus der REM-Phase hochschreckt, ist die Folien insgesamt abgespeckt und auf die ausschlaggebenden Fakten reduziert zu gestalten. Nur wenn man sich auf den relevanten Gehalt des Darzustellenden beschränkt, wird die optimale Geistesgegenwart der Zuhörer garantiert. Es ist von Vorteil übermäßig viele Daten lieber auf zwei Folien aufzusplitten anstatt auf eine zu quetschen. Hiermit wird ein besserer Überblick gewährleistet und es schont die von allzu pompösen Folien geschundenen Augen von PR-Schaffenden.

11. Tacheles präsentieren
Hand in Hand mit den zwei vorherigen Punkten geht die Prämisse, dass das Gesprochene des Redners in den meisten Fällen absolute Priorität gegenüber dem Geschriebenen hat. Er erklärt etwa die Zusammenhänge der unterschiedlichen Pressemitteilungen, stellt verständlich die Ergebnisse von Influencer-Analysen vor oder redet sich um Kopf und Kragen, um das neue Projekt zur Medienbeobachtung der führenden russischen Presse unter Dach und Fach zu bekommen. Der Redner steht vor der Wandprojektion, nicht dahinter und gestaltet mit seinen Erläuterungen den Verlauf des Vortrags, um den meist chronisch gestressten Zuhörer bei der Stange zu halten.

12. Tastenkombinationen helfen wirklich
Nicht nur hilfreich für PowerPoint, sondern generell für Microsoft Office-Produkte bzw. das Windows-Betriebssystem, sind die Tastenkürzel oder auch Shortcuts genannten Tastenkombinationen. Neben der allseits bekannten Kombi [Strg] + [C] zum Kopieren, sowie [Strg] + [V] zum Einfügen, gibt es noch einige weitere die vielleicht noch nicht jeder kennt. Hier eine kleine Auflistung für PowerPoint:

  •                 Eine neue Folie einfügen: [Strg] + [M]
  •                 Raster anzeigen lassen/ verbergen: [Umschalt] + [F9]
  •                 Die letzte Aktion rückgängig machen: [Strg] + [Z]
  •                 Hinein oder Hinauszoomen: [Strg] + Mausrad
  •                 Gruppierung von Elementen: [Strg] + [Umschalt] + [G]

Nach ein wenig Übung können diese flinken Handgriffe das alltägliche Officeleben erheblich einfacher und vor allen Dinge schneller machen.
Selbst während die Präsentation im vollen Gange ist, kann man zum richtigen Zeitpunkt auf ein paar Shortcuts zurückgreifen, um sich aus brenzligen Situationen zu retten. So kann man mit dem Buchstaben [B] einen schwarzen Bildschirm einblenden lassen bzw. wieder zur Folie wechseln. Auch hier ein paar Anregungen:

  •                 Mauszeiger in Stift verwandeln: [Strg] + [P]
  •                 Weißer Bildschirm/ Folie: [W]
  •                 Mauszeiger verbergen: [Strg] + [H]
  •                 Mauszeiger anzeigen: [Strg] + [A]
  •                 Zu Folie springen: Seitenzahl + [Enter]

13. Strammstehen!
Für die bessere Lesbarkeit sollten nach Möglichkeit alle spärlich vorhandenen Texte im Blocksatz gesetzt werden. Diese Formatierung lässt sie kompakter wirken, da überflüssige Zwischenräume automatisch ausgefüllt werden, was ein weiterer Segen für die Übersichtlichkeit ist und optisch einfach einen besseren Eindruck macht als zur Seite abfallende, wasserfallartige Texte.

 14. Graf Zahl steht Pate
Nicht nur bei der Demonstration von Forschungsergebnissen einer Medienresonanzanalyse muss die Masse an Datensätzen anschaulich verpackt werden, auch in anderen Bereichen können bestimmte Grafiken helfen, Zahlen oder Sachverhalte verständlich darzustellen. Dabei kann man bei Microsoft Office auf eine riesige Auswahl an graphischen Auswertungen oder Diagrammen aller Art zurückgreifen. Vom konventionellen Balkendiagramm bis hin zum dreidimensionalen Fließdiagramm gibt es dort alles, was das Herz begehrt. Wer keinen Wert auf spröde und abgeschmackte Darstellungsweisen legt, sondern dem Zeitgeist gemäß der Chefetage z.B. lieber ein Karten-Mashup darbieten möchte, sollte sich folgenden Artikel angucken: Klick!

15. Eine Plattitüde sagt mehr als tausend Folien
Es klingt mittlerweile schon abgedroschen, aber mit Bildern lässt sich meistens einfach doch mehr als mit Worten sagen. Man muss kein Verfechter der ikonischen Wende sein, um zu wissen, dass der Mensch sich gerne Bilder anschaut. Nicht nur Al Gore kann die komplexen Prozesse des Klimawandels mithilfe von Bildern und simplen eingefügten Grafiken anschaulich darstellen, auch dem Otto-Normal-PRler steht diese Möglichkeit frei. Mit ein bisschen Kreativität und Pep lassen sich auch über sonst obskur erscheinende Sachverhalte für jeden nachvollziehbare Aussagen treffen. Eine Auflistung von Seiten mit hochwertigen und günstigen Bildern für den PR-Betrieb findet man hier.

16. Halsabschneider unter sich
Sobald man das passende Bild gefunden hat, dies aber von der Größe her noch nicht hundertprozentig in die Folie passt, kann man sich mit dem integrierten Zuschneide-Tool von PowerPoint helfen. Dazu markiert man das entsprechende Bild und kann unter dem Register Bildtools / Format auf der rechten Seite Zuschneiden auswählen, damit dem Bild beispielsweise einen Rahmen geben oder das Seitenverhältnis anpassen. Ein Balkendiagramm wird sofort ansprechender, wenn über den dargestellten Quartalszahlen das Logo der entsprechenden Zeitung abgebildet ist. Das lockert allzu fade Grafiken auf und kann auch mal für den einen oder anderen Schmunzler sorgen.

17. „Oh sind die süß!“
Ähnlich wie Bilder, können auch Videos zu Anschauungszwecken genutzt werden. Videoportale wie youtube.com, Vimeo.com oder dailymotion.com bieten eine schier unerschöpfliche Bandbreite an animierten Clips, Interviews und Tutorials. Die bewegten Bilder pushen bei optimaler Nutzung mit sinnvollen Beiträgen nochmal die Aufmerksamkeit des Zuhörers, gönnen aber auch dem Redner eine kleine Verschnaufpause zwischendurch.

18. Bitte heute keine Augenwischerei
Dezent eingesetzt können auch kleine Animationen oder Audioschnipsel den Vortrag aufpeppen. Graphen können in einem Diagramm nacheinander erscheinen und Prozesse in ihrem logischen Aufbau anschaulicher machen. Über das Register Animationen stellt Microsoft von Haus aus eine ganze Palette an Möglichkeiten zur Verfügung, die sich kinderleicht umsetzten lassen. Trotzdessen gilt auch hier „Weniger ist mehr“, und man sollte es mit bullet points, die aus der Ecke schießen, nicht übertreiben sondern diese nur da einsetzen, wo eine solche Unterstützung sinnvoll in den Kontext passt.

19. Symbole statt Wörter
Um das Problem von unnötigem Text zu umgehen liegt es manchmal auf der Hand bestimmte Wörter durch kleine Symbole darzustellen. Ein kleine aufgeschlagene Zeitung steht so für das Gros an Printmedien oder ein kleines Männlein für die Gesellschaft im Allgemeinen. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt, solange die Darstellung nicht zu weit her geholt wirkt.

20. Selbstkontrolle ist viel, aber nicht alles
All diese Kniffe machen die Präsentation jedoch nicht besser, wenn der Vortragende erst noch selbst auf die Folie schauen muss, um zu wissen was auf ihr steht. Nette Videoeinsprengsel oder bunte WordClouds können nicht über einen Mangel an Kompetenz hinwegtäuschen. Deswegen ist eine ausgiebige Vorbereitung das absolute A und O, um seine Ziele mit dem Vortrag zu erreichen. Zeit ist natürlich immer knapp, erst recht im Presseleben, trotzdem sollte man so früh wie möglich mit den Vorbereitungen anfangen um die Präsentation zu verinnerlichen. So baut man Selbstvertrauen für den Vortrag auf und muss sich am Ende nicht vor neckischen Fragen durch Kollegen fürchten.

21. Raster zur Orientierung nutzen
Mit dem Shortcut [Umschalt] + [F9] lässt sich auf der Folie ein Hilfsraster anzeigen. Dies ist mitunter sehr nüzlich, wenn bestimmte Grafiken auf einer Ebene erscheinen oder kleine Punkte auf einem Graphen feinjustiert werden sollen.

22. Präsentation mehrfach speichern
Murphys law: Kaum schließt man den Laptop im Konferenzraum beim Kunden an Beamer, startet dieser automatisch ein unstoppbares Windows-Update. Um für solche Fälle gewappnet zu sein, sollte man seinen Vortrag parallel auch auf einen USB-Stick abspeichern und so notfalls mit einem vor Ort vorhandenen PC arbeiten. Und speichern Sie die Präsi in verschiedenen Formaten, auch als PDF  (falls auf dem Rechner dann kein Powerpoint vorhanden ist, schade um die Animationen, aber was soll’s) und als Powerpoint-Show, nur für alle Fälle!

23. Korrekte Quellenangabe
Hat mein eine tolle Grafik im Internet oder ein Schema im Handbuch für Medienwissenschaften gefunden ist es eine Frage der Kollegialität auch mit anzugeben woher diese stammen – entweder auf der dementsprechenden Folie darunter oder zusammengefasst am Ende. Sich mit fremden Lorbeeren zu schmücken ist gerade in der PR-Branche ein No-Go.

24. Texte und Grafiken gruppieren, um besseres Verschieben und Anpassen zu ermöglichen
Hat man nach ausgiebiger Fummelarbeit endlich das tolle Baumdiagramm fertiggestellt, kann es zweckmäßig sein einzelne Teile oder das Gesamtwerk zu markieren und mit dem Rechtsklink zu einer Gruppe zusammenzuführen. So können einzelne Elemente zusammengefasst werden und lassen sich besser auf der Folie bewegen.

25.Präsentation vorzeitig über einen Beamer ausprobieren
Der ein oder andere Rechtschreibfehler fällt manchmal erst auf, wenn man die Präsentation an die Wand wirft. Besteht die Chance sich vorher auszuprobieren, sollte man sie nutzen, um sowohl die Gestaltung zu überprüfen als auch kleine Formfehler auszumerzen.

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Zusammengestellt von Kevin Meyer (kevin.meyer@pressrelations.de)

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