Datenschutz im Büro: 10 einfache Regeln helfen

Oops-Taste auf ComputerVor allem am Arbeitsplatz werden besonders häufig sensible Daten verarbeitet, gespeichert oder gelöscht. Der richtige Umgang mit Daten von Kunden, Mitarbeitern und Unternehmen sollte auch im stressigen Büroalltag nicht aus dem Auge verloren werden. Wer die folgenden 10 Punkte beherzigt, hat schon die gröbsten Fehler vermieden… 

1. Sauberhalten: Auf dem Firmenrechner keine Software eigenmächtig installieren – sie könnte Trojaner oder andere Schadsoftware enthalten.

2. Trennen: Privates gehört nicht auf den Bürocomputer! Keine privaten Dateien – schon gar nicht herunter geladene Musik oder Filme – auf dem Firmenrechner ablegen!

3. Sichern: Wählen Sie sichere Passwörter. Am besten sind Passwörter mit Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Denken Sie sich zum Beispiel einen eingängigen Satz oder ein Sprichwort aus und verwenden als Passwort die Anfangsbuchstaben und Satzzeichen. Es sollte kein Generalpasswort für alle Gelegenheiten verwendet werden. (Auch der Firmenname ist als Passwort weder besonders kreativ noch sicher!)

4. Sperren: Bei längerer Abwesenheit vom Arbeitsplatz die aktuellen Dokumente speichern und schließen sowie den PC sperren (Tastenkombination Windows + L) oder zumindest den Bildschirmschoner mit automatischer Codesperre aktivieren.

5. Schweigen: Über wirtschaftliche Kennzahlen, betriebliche Abläufe oder Kundenbeziehungen spricht man nicht in der Öffentlichkeit – auch nicht nach Ende der Beschäftigung. Ebenso gehen die Gründe für die Abwesenheit von Kollegen keinen etwas an – weder intern noch extern.

6. Verstecken: Kunden, Lieferanten und andere Betriebsfremde sollten sich nur in Anwesenheit von Mitarbeitern in den Büroräumen aufhalten. Ideal ist ein  Empfangsraum, indem sensible Dokumente außerhalb des Blickfeldes und Mitarbeitergespräche außerhalb der Hörweite sind.

7. Verhindern: Wenn vertrauliche Informationen per Hauspost verschickt werden, bitte verhindert, dass sie Dritten zugänglich gemacht werden. Deshalb fensterlosen Umschlag verwenden und gut verschließen. Der Vermerk „persönlich/vertraulich“ erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass auch nur dieser den Umschlag öffnet.

8. Wegschließen: Personalunterlagen und personenbezogene Dokumente gehören in einen verschließbaren Schrank, der auch abgeschlossen wird.

9. Schreddern: Wichtige Unterlagen dürfen nicht im Papierkorb landen, sondern müssen per Aktenvernichter geschreddert werden.

10. Entsorgen: Auch Datenträger sollten nicht einfach weggeworfen, sondern müssen fachgerecht vernichtet werden.

Übrigens: In den meisten Unternehmen gibt es einen Datenschutzbeauftragten, den man bei konkreten Fragen ansprechen kann.

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