Kostenfaktor Pressespiegel: Es geht auch günstiger!

kevin_eykmans-fotoliaNicht selten sind die Kollegen aus Pressestellen überrascht, wenn sie das erste Mal ein Angebot über die Erstellung eines Pressespiegels erhalten: der Service ist oft deutlich teurer als sie erwartet hatten. Nach der Schockstarre fallen dann Sätze wie „Dafür brauchen wir morgens doch nur eine halbe Stunde“ oder auch „Warum ist denn das bisschen Zeitung lesen so teuer?“. Tatsächlich ist für die frühmorgendliche Zusammenstellung aller Artikel, die für ein Unternehmen relevant sind, mehr personeller und technischer Aufwand erforderlich als mancher denkt. Doch wer die typischen Kostentreiber kennt und vermeidet, kann den Preis senken.

Die Kosten für die Erstellung eines Pressespiegels durch einen Dienstleister setzen sich aus 3 Komponenten zusammen:

  1. dem Zeitaufwand für Recherche und Zusammenstellen der Meldungen,
  2. der Software für das Konfektionieren, das Speichern und den Versand der Pressespiegel,
  3. den Lizenzgebühren für die Nutzung digitaler Clippings.

1. Arbeitszeit

Der Zeitaufwand hängt von der Komplexität des Suchauftrags und der Größe des Medienpanels ab. Je nachdem, wie viele Artikel gesichtet und ihre Relevanz überprüft werden müssen, um so länger dauert die Auswahl. Die Anzahl der gültigen Meldungen wiederum wirkt sich auf den Zeitaufwand für die Rubrizierung der Artikel, ihre Sortierung und Zusammenstellung entweder zu einem PDF-Dokument oder zu einer Text-Übersicht für Smartphones aus.

2. Software

Eine leicht zu bedienende Software ist wichtig, um den Arbeitsaufwand klein zu halten. Denn wenn man einzelne PDF- oder XML-Dateien zu einem großen Dokument zusammen  stellen und sortieren will, dann braucht es ein leistungsstarkes Programm – kostenlose im Internet erhältliche Bearbeitungspropramme stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Und wenn dann noch das Layout im Corporate Design sein soll, ein Inhaltsverzeichnis und Seitenzahlen hinzugefügt werden müssen, kostet das ohne Spezialprogramm viel Zeit und Nerven. Daneben ist die Bezeichnung der Dokumente, eine sichere Ablage und intelligente Suchmöglichkeiten essentiell wichtig für die Pressespiegel-Verwaltung. Nicht nur, weil der Lizenzgeber strenge Anforderungen an die Aufbewahrung und die Zugriffsverwaltung stellt, sondern auch um Artikel nicht doppelt zu kaufen und wiederzufinden. Optimalerweise werden die gekauften Artikel online verwaltet, auf das nicht ur von einem Arbeitsplatz, sondern von überall aus zugegriffen werden kann. Weitere Funktionen einer Spezialsoftware sind zum Beispiel der Versand via E-Mail und die Formatierung als Nur-Text-Datei – diese lassen sich auf Smartphones und Pads besser lesen als große PDF-Seiten. Nur: Eine entsprechende Software und deren Anpassung kostet Geld und auch der Webspace, auf dem die Artikel gelagert werden.

3. Lizenzgebühren

Lizenzgebühren für digitale Clippings sind ein Politikum: Man hat das Gefühl, die Verlage holen sich von den Pressespiegel-Nutzern das Geld zurück, das sie im Internet durch kostenlose Inhalte verlieren. Die Höhe der Lizenzgebühren hängt vom Medium und der Anzahl der Regel- und Gelegenheitsnutzer ab. Doch selbst im billigsten Fall mit bis zu 10 Nutzern kostet die Lizenz im Durchschnitt über alle Medien 2,70€ (ab 2014). Teurer sind Fachzeitschriften und einzelne Leitmedien. Die Preise können auf der PMG-Webseite ausgerechnet werden. Zu den Lizenzvereinbarungen gehört auch, dass die gekauften Artikel nur dem gemeldeten Personenkreis zugänglich gemacht werden dürfen – sie dürfen also nicht zum Beispiel auf der Webseite veröffentlicht oder auf einem hausinternen Server abgelegt werden, auf den mehr als die gemeldete Personenzahl Zugriff hat. Und dass alle Dokumente nach einem Monat gelöscht werden. Nur eine Person darf die Artikel bis zu einem Jahr aufbewahren. Längere Archivierungsfristen führen zu einer Erhöhung der Lizenzkosten.

Beispielrechnung Pressespiegel

Unternehmen XY möchte von Montag bis Freitag zu 10 Uhr einen Pressespiegel erhalten, der zur Hälfte aus Meldungen besteht, in denen das Unternehmen genannt wird, und zur anderen Hälfte aus Meldungen zu ihrer Branche.  Der Arbeitsaufwand für Recherche, Zusammenstellung und Versand beim Dienstleister beträgt eine Dreiviertelstunde pro Pressespiegel bei ca. 22 Tagen pro Monat. Er berechnet dem Auftraggeber dafür monatlich 750€. Für das Clippingportal mit Software, Webspace und Support berechnet er weitere 250€ pro Monat.  Für jede Ausgabe des  Pressespiegel werden durchschnittlich 10 Artikel gekauft. Da der Kreis der Regelnutzer auf 10 beschränkt ist, bleibt es beim mittleren Standardpreis von 2,55€. Somit schlagen die Lizenzgebühren pro Monat mit 561€ zu Buche, die direkt an die PMG gezahlt werden.

Typische Kostentreiber vermeiden!

Vorneweg: Viele unterschätzen, wie hoch bei der internen Erstellung eines Pressespiegels der Zeitaufwand ist und die damit verbundenen realen Kosten. Wissen Sie, wie viel eine Stunde Ihrer Arbeitszeit kostet? Berücksichtigen Sie nicht nur die Zeit, die für die Auswahl der Clippings benötigt wird, sondern auch die Zeit, die Sie für Einarbeitung, Abstimmung mit Kollegen oder Software-Aktualisierungen einsetzen. Bei der Nutzung eines externen Dienstleisters profitieren Sie von Synergieeffekten durch Mitarbeiter, die auf das Erstellen von Pressespiegeln spezialisiert sind. Die Fachleute können treffsichere Suchabfragen programmieren und Artikelinhalte schnell erfassen. Ihnen steht die Technik und Know-how zur Verfügung, die Sie nicht haben.

  • Zur Reduzierung des Zeitaufwands beim Dienstleister können Sie statt der täglichen Belieferung auch den Turnus reduzieren und eine wöchentliche Lieferung oder die Lieferung am Montag, Mittwoch und Freitag vereinbaren. Eine noch seltenere Suche – etwa einmal im Monat – funktioniert nicht, denn die PMG speichert immer nur die letzten 7 Ausgaben von Tageszeitungen.
  • Möglicherweise ist es für Sie sinnvoll, anstelle einer kontinuierlichen Beobachtung nur zu bestimmten Anlässen den Dienstleister zu beauftragen, einen Pressespiegle zu erstellen. Zum Beispiel während der Laufzeit einer Kampagne. Achten Sie aber auf die Mindestlaufzeiten von Dienstleister und PMG und berücksichtigen eine ausreichende Vorlaufzeit (mind. eine Woche) für die Einrichtung und Einweisung.
  • Anstelle einer regelmäßigen externen Recherche können Sie auch selbst in der PMG-Datenbank nach den gewünschten Treffermeldungen suchen und nur die Software des Dienstleisters zur Verarbeitung und Archivierung der Artikel nutzen.
  • Je einfacher das Suchprofil, umso kürzer ist die Recherchezeit. Komplexe thematische Suchen mit vielen Ein- oder Ausschlüssen sind für den Dienstleister zeitaufwändiger. Wenn Sie den Inhalt Ihres Pressespiegels klar umreißen (z. B. nur Meldungen in denen ein eineindeutiger Begriff auftaucht), wird er Ihnen beim Preis entgegen kommen können.
  • Wenn Sie Lizenzkosten für eine neu zu beauftagende digitale Printbeobachtung reduzieren möchten, schließen Sie Dubletten in Unterausgaben und ähnlich lautende Meldungen aus. Der Dienstleister kauft dann nur Meldungen in den Hauptausgaben.
  • Reduzieren Sie das Medienpanel, um die Recherchezeit zu verkürzen und Lizenzkosten zu sparen. So könnten Sie z. B. auf Meldungen in Anzeigenblättern oder Nachrichtenagenturen verzichten.
  • Halten Sie den Verteilerkreis klein, um Lizenzkosten zu sparen. Statt weitere Empfänger für die digitale Version aufzunehmen können Sie auch einen Ausdruck des Pressespiegels in die Umlaufmappe geben oder an das Schwarze Brett im Eingangsbereich hängen.
  • Anstatt die erweiterten Lizenzrechte für eine digitale Archivierung zu erwerben, können Sie auch einen Ausdruck des Pressespiegels anfertigen und diesen ablegen.
  • Die meisten Kunden möchten Ihren Pressespiegel am frühen morgen erhalten. Das führt zu einer hohen Konzentration des Arbeitsaufwands auf die eine Stunde zwischen 7 und 8 Uhr, denn erst ab 7 Uhr sind in den Datenbanken der PMG  alle tagesaktuellen Meldungen auffindbar. Bei einem späteren Lieferzeitpunkt lässt sich der Dienstleister eventuell auf einen günstigeren Preis ein.
  • Falls alle Wege zur Kostenreduzierung nicht ausreichen, bleibt nur noch die Umstellung vom digitalen Pressespiegel auf die Onlinebeobachtung, bei der die Nutzer statt der gesamten Texte als PDF  per E-Mail die Links zu den Webinhalten bekommen. Zu jedem Treffer werden dem Nutzer Überschrift, Medium Datum, die Suchwortumgebung und der Link geliefert, der Nutzer muss bei Interesse, den Link anklicken und den Beitrag  im Netz lesen. Dabei werden keine Lizenzgebühren fällig.

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