Pressespiegel: Vom Pritt-Stift zur Cloud

Es ist 6:30 Uhr in der Früh, der Hahn kräht, das heißt: Aufstehzeit für alle, die einen Pressespiegel erstellen müssen. Denn die meisten Unternehmen und Organisationen wollen, dass er früh am Morgen vorliegt, um über die neusten Meldungen im Bilde zu sein. Vor dem digitalen Zeitalter hieß das: Zeitungen überfliegen, passende Artikel ausschneiden, mit dem guten, alten Pritt-Stift aufkleben und anschließend kopieren oder faxen. Das kann man natürlich so machen… Aber ob man auch wirklich keinen wichtigen Artikel übersieht und alles gleichmäßig aufklebt, wenn man gerade die Kaffeetasse lotrecht halten kann?! Gepriesen seien dagegen die technischen Möglichkeiten von heute, um diese Arbeit leichter, effizienter und ansehnlicher zu machen. Egal ob der Pressespiegel nun betriebsintern oder durch eine spezialisierte Agentur angefertigt wird - die Anforderungen an die Software sind die gleichen:

• Ein Programm zur Erstellung von digitalen Pressespiegeln muss mehrere PDF-Dateien zu einem ansehnlichen Dokument zusammen führen können.
• Es soll schnell und einfach zu bedienen sein, schließlich hat man am Morgen wenig Zeit.
• Es soll als Archiv zum Verwalten von lizensierter Digitalartikeln dienen und dafür Sorge tragen, dass die (viel zu komplexen) Lizenzbedingungen erfüllt werden.
• Es soll eine Ordnung der Artikel ermöglichen, z. B. nach Rubriken oder Erscheinungsdatum.
• Es sollte umfangreiche Suchmöglichkeiten bieten: in der Überschriften, im Volltext, nach Autoren, Rubriken oder Mediengattungen und und und…
• Es sollte auch Treffer in Onlinemedien wie Nachrichtenseiten und Social Media speichern und verarbeiten können.
• Es sollte auch reine Textdokumente und Vorschauen produzieren können, weil die auf den kleineren Bildschirmen von Smartphones besser zu lesen sind.
• Sie sollte auch den Versand der E-Mails und die Verwaltung der Empfänger übernehmen.

Programm 1: PMGbox
Mit „Der perfekte Look für Ihren Pressespiegel“ wirbt die PMG auf ihrer Website. Die PMGbox ist das passende Tool zur PMG Datenbank, aus der auch alle relevanten Artikel bezogen werden. Optisch kann der erstellte Pressespiegel ganz klar punkten. Darüber hinaus bietet die Software auch in der Handhabung ein paar lohnenswerte Vorteile. Praktisch ist zum Beispiel die Drag&Drop-Funktion, mit der die Reihenfolge der ausgewählten Artikel sehr einfach geändert werden kann. Auch das Verschieben in die unterschiedlichen, frei wählbaren Rubriken wird so besonders einfach. In der fertiggestellten Ansicht können dann nach Belieben noch Bilder oder andere störende und platzraubende Elemente ausgesucht und entfernt werden, sodass nachher niemand einen ellenlangen Pressespiegel in der Hand hält, in dem dann über Seiten hinweg nur große Bilder zu sehen sind. Je nach Rechnerkapazität und Menge der zu verarbeitenden Artikel dauert es etliche Minuten, bis der Pressspiegel in der Entwurfsansicht zu sehen ist. Und trotz optischer Vorzüge gibt es einen nicht ganz zu verschweigenden Nachteil der PMGbox und das ist ihr Preis. Mit 5.900 Euro wird alleine schon für die Software zugeschlagen (dazu kommen jährliche Wartungskosten) und die Lizenz für diese gibt es dann nur ein Mal auf nur einem Rechner! Das heißt im Klartext, dass das Erstellen des Pressespiegels nur auf EINEM Computer erfolgen kann, welcher dann gegebenenfalls wie ein rohes Ei von Mitarbeiter zu Mitarbeiter gereicht werden muss. Was ist, wenn der zuständige Mitarbeiter einmal krank ist? Die Flexibilität, die im Arbeitsalltag manchmal von Nöten ist, wird mit der PMGbox leider deutlich eingeschränkt. Das Anschauen älterer Artikel auf dem Online-Portal ist zudem leider auch etwas unübersichtlich. Zwar können mit dem erstellten Suchprofil vergangene Artikel angesehen werden, die Sortierung und die schöne Optik, mit der der PMG-Pressespiegel doch eigentlich so punkten konnte, sind dann aber nicht mehr gegeben. Außerdem enthält das Archiv nur die über die PMG ausgewählten Artikel. Möchte man aber etwa noch eigene Artikel wie die eigene Pressemitteilung in den Pressespiegel einbauen, sind diese nicht mit den übrigen Meldungen archiviert.

Einblick in Clippingportal ARBORETUM

Einblick in das Clippingportal ARBORETUM

Programm 2: blätterwald ARBORETUM
Arboretum heißt das Pressespiegelportal von blätterwald. Anders als bei der PMG-Box wird hier zum Erstellen des Pressespiegels kein spezielles Programm benötigt, sondern lediglich der Zugang zum Internet. Damit ist man auch nicht an ein einziges Arbeitsgerät gebunden, sondern kann von jedem Internetzugang aus auf seinen Account zugreifen, Artikel einsehen, ältere Artikel finden und einfach einen Pressespiegel erstellen. Die Abrechnung der Lizenzen mit der VG Wort bzw. der PMG erfolgt automatisch. Auch das Archiv ist etwas übersichtlicher, da die Artikel nach ihrem Erscheinungsdatum geordnet werden. Ein klarer Vorteil ist auch, dass die extern hinzugefügten Artikel ebenfalls im Archiv zu finden sind. Das heißt, dass zum Bespiel zusätzliche PDF-Dateien, die für den Pressespiegel hochgeladen wurden, danach in der Liste mit allen anderen Artikeln, die in dem Pressespiegel erschienen sind, eingeordnet werden. So hat man einfacher alle relevanten Meldungen auf einem Blick, die dann auf Wunsch auch quantitativ und qualitativ ausgewertet werden können. Zwar können auch hier Artikel nach Belieben geordnet werden, jedoch zurzeit nur mit Hilfe einer Dropdown-Liste. Ab September 2012 wird dies auch per Drag&Drop möglich sein – der Benutzer kann dann die Artikel in die gewünschte Reihenfolge schieben. Preislich gesehen hat das Arboretum-Portal jedoch die Nase vorne. Neben PDF-Pressespiegel können auch Textdateien für Smartphones und Vorschauen mit Verlinkung in das Portal erstellt werden und eine automatische Sofort-Alarmierung beim Auftreten bestimmter Wortkombinationen. Das Beste: Die Pressespiegel können direkt aus dem Portal heraus verschickt werden, es ist keine zusätzliche Mailsoftware oder das Hochladen des fertigen Pressespiegels in einen Webmailaccount nötig.

Fazit: Einen optisch ansprechenden Pressespiegel, im Corporate Design des Unternehmens und mit übersichtlichem Inhaltsverzeichnis bieten beide Anbieter. Die richtige Variante beim Erstellen eines elektronischen Pressespiegels hängt auch von den Anforderungen des Unternehmens ab. Die anfallenden Kosten kommen vielen dabei zunächst einmal relativ hoch vor. Der personelle und zeitliche Aufwand darf aber nicht unterschätzt werden. Ob der Pressespiegel nun selbst oder durch eine beauftragte Agentur erstellt wird – überlegt werden sollte sich, welche Umsetzung den meisten Aufwand spart. Denn für zusätzliche zeitliche und technische Anforderungen und eventuell notwendige Software muss nämlich meistens drauf gezahlt werden. Ein elektronischer Pressespiegel und die digitale Archivierung von Artikeln unterliegen zudem immer speziellen lizenzrechtlichen Bestimmungen, für die natürlich Kosten anfallen. Nichtsdestotrotz sollten auch die Vorteile beachtet werden. Besonders durch die längerfristige Archivierung von relevanten Artikeln können quantitative und qualitative Aussagen über den Erfolg von Pressearbeit gewonnen werden. Das wäre mit der Klebestift-Lösung schon schwieriger. Julia Eickhoff

Interessanter Link zum Thema: Die Süddeutsche Zeitung blickt zurück  und berichtet über den ständigen Kampf zwischen Nachrichtenmachern und Nutzern: “Leistungsschutz vs. Urheberrecht – Digitaler Pressespiegel”

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4 Antworten zu “Pressespiegel: Vom Pritt-Stift zur Cloud

  1. Interessanter Artikel, danke dafür. Zu “..dass die (viel zu komplexen) Lizenzbedingungen erfüllt werden…” frage ich mich, ab wann etwas lizenziert werden muss. Wenn ich in einem Unternehmen einen Artikel aus Magazin A einscanne und diesen nur lokal im Netzwerk bereitstelle, muss das dann bereits lizenziert werden?

    Danke und Grüße

    • Unbedingt laut PMG! Der Preis häbgt von der Anzahl der Personen ab, die über das Netzwerk Zugriff auf den Artikel haben und von der Dauer der Bereitstellung.

  2. Danke für die Info. Und für was ist der Aufschlag, den die Rechteverwerter beim Kauf meines Scanners erheben? Und wie sieht es mit Online-Medien aus. Süddeutsche Zeitung Artikel von öffentlicher Website -> Drucken als PDF -> Weiterleiten an 5 Kollegen?

    Nochmals herzlichen Dank!

  3. Hallo Florian,
    also ich kann nicht für die PMG oder VG Wort sprechen. Aber aus meiner Erfahrung würde ich sagen: Die Aufschläge auf Speichermedien und Geräte, mit denen kopiert werden kann, beinhalten keine Lizenzen, sondern sind eher allgemeine Pauschalen, die den Urhebern zukommen. Der Artikel der Süddeutschen ist auf jeden Fall lizenzpflichtig, wenn er digitalisiert und als PDF weitergegeben wird. Einen Artikel aus der Printausgabe dürften Sie in kleiner Menge (max. 7 Exemplare glaube ich) kopieren und weitergeben, ohne dass dafür eine Pressespiegellizenz (in diesem Fall an die VG Wort) fällig wird – diese wenigen Kopien sind quasi im Preis der gedruckten Ausgabe enthalten. Bei allem stellt sich natürlich die Frage der Verhältnismäßigkeit: Wahrscheinlich wären die Verwertungsgesellschaften gnädig, wenn so etwas einmal passiert. Aber Achtung: Es gibt auch hier einen Außendienst, der wie bei der GEMA, vor Ort oder durch Testanrufe prüft, ob in Unternehmen, Behörden oder Organisationen Pressespiegel erstellt und verbreitet werden und dafür Lizenzen gezahlt werden.
    Beste Grüße
    Oliver Numrich

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